Huishoudelijk Reglement

1.0 Bestuur

Het bestuur bestaat uit een voorzitter, secretaris, penningmeester en overige bestuursleden. De overige bestuursleden voeren de taken uit die hun in onderling overleg worden opgedragen. Alle bestuursleden worden gekozen voor een 4-jaarlijkse periode.

1.1 De Voorzitter
De voorzitter zorgt voor de stipte naleving van de statuten, het huishoudelijk reglement en van alle gemaakte afspraken en bepalingen.
Taken:
- Hij leidt de bestuurs- en ledenvergaderingen. Andere bijeenkomsten in overleg met het bestuur.
- Hij stelt de agenda’s voor deze vergaderingen vast in overleg met de secretaris.
- Hij is verantwoordelijk voor de uitvoering van alle in de vergadering genomen besluiten.
- Hij tekent met de secretaris alle belangrijke stukken.
- Hij onderhoudt de contacten met de Stichting Brabants Heem, met andere verenigingen, met andere organisaties en met andere instellingen.

1.2. De secretaris
De secretaris is belast met het voeren van de administratie van de Vereniging voorzover deze niet is toebedeeld aan een ander lid van het bestuur.
Taken:
- Hij ontvangt alle inkomende stukken.
- Hij beheert het archief en de inventaris van de Vereniging.
- Hij ondertekent — eventueel tezamen met de voorzitter — de uitgaande stukken.
- Hij maakt de notulen van de vergaderingen.
- Hij verzorgt het jaarverslag van de Vereniging.
- Hij verspreidt de oproep ter algemene ledenvergadering.

1.3 De penningmeester
De penningmeester is belast met de financiële administratie, het beheer der middelen, ontvangst van gelden en uitgaven van de Vereniging.
Taken:
- Hij beheert de bank- en girorekeningen van de Vereniging.
- Hij belegt — in overleg met het bestuur — de kasmiddelen.
- Hij is verantwoordelijk voor de ledenadministratie van de Vereniging, draagt zorg voor de actualisering van de ledenlijst ten behoeve van secretaris en bestuur.
- Hij draagt zorg voor de inning van de contributie, de donatiegelden en de sponsorgelden.
- Hij maakt de jaarlijkse rekening en verantwoording op, alsmede een begroting, en legt deze ter verantwoording voor aan het verenigingbestuur; zodanig, dat deze jaarlijkse rekening en verantwoording nog tijdig kan worden voorgelegd aan de Algemene Vergadering van de Vereniging.
- Hij maakt jaarlijks een voorstel inzake de contributie.
- Hij is gehouden de begroting te bewaken en het bestuur tenminste eenmaal per 6 maanden verslag te doen over de stand van zaken.

1.4 Besluiten, bezoldiging en rooster van aftreden van het bestuur.
1.4.1 Besluiten in het bestuur worden genomen met gewone meerderheid van stemmen
1.4.2 De bestuursleden worden niet bezoldigd. Zij mogen hun in overleg met de penningmeester ten behoeve van de Vereniging gemaakte kosten in rekening brengen.
1.4.3 Het bestuur stelde het volgende rooster van aftreden samen, rekening houdend met gewenste stabiliteit in het dagelijks bestuur; beginnend bij 2006,
Jaar 1 voorzitter
Jaar 2 secretaris + bestuurslid
Jaar 3 penningmeester + bestuurslid
Jaar 4 twee bestuursleden.
Dit rooster werd aan de Algemene Vergadering van 2006 medegedeeld.
- De aftredende bestuursleden zijn, indien zij zich daartoe bereid verklaren, herkiesbaar.
- Elk bestuurslid, dat in tussentijdse vacatures wordt gekozen, is aftredend op het tijdstip waarop het bestuurslid in wiens plaats het is gekozen, moest aftreden.
- In tussentijdse vacatures wordt zo spoedig mogelijk voorzien.

2.0 Leden en ereleden

2.1 Gewone leden.
Lid wordt eenieder, die zich bij het bestuur aanmeldt en als zodanig wordt geaccepteerd
Leden onderwerpen zich aan de Statuten en het Huishoudelijk Reglement en verbinden zich daarbij tot het betalen van de vastgestelde contributie.
De leden hebben rechten en verplichtingen, als elders in dit huishoudelijk reglement vermeld is; zoals stemrecht/ recht op het periodiek e.d. en contributieverplichting. Ook hebben zij vrijelijk toegang tot de Heemkamer en inzage in het daar aanwezige materiaal.
2.1.1 Een lidmaatschap kan zijn a. persoonlijk, b. familiair
Indien het lidmaatschap familiair is hebben behalve het lid ook de gezinsleden, te weten zijn/haar partner en kinderen toegang tot voor de leden te houden tentoonstellingen/  inleidingen, lezingen en excursies.
De contributie kan voor een familiair lidmaatschap hoger zijn dan voor een persoonlijk lidmaatschap.
2.2 Ereleden.
De benoeming tot erelid geschiedt op voordracht van het bestuur door de ledenvergadering. Tenminste ¾ der uitgebrachte geldige stemmen is hiertoe vereist.

3.0 Kandidaatstelling - stemrecht - verkiezingen

3.1 Kandidaatstelling bestuursleden.
De kandidaatstelling voor de leden van het Verenigingbestuur kan plaatsvinden door het zittende verenigingbestuur en door de leden.
3.1.1. Kandidaatstelling door leden vindt plaats door middel van een door de voorsteller(s) ondertekende brief met de naam van de kandidaat en ondertekend door 5 leden.
3.1.2. De genoemde brief moet tenminste één uur voor de aanvang van de Algemene Vergadering, waarin de bestuursverkiezing plaats vindt, bij het verenigingsecretariaat zijn ingekomen.
3.2 Stemrecht/verkiezingen.
3.2.1. Alle leden en ereleden hebben stemrecht. Voor familiair lidmaatschap geldt één stem.
3.2.2. Over zaken wordt steeds mondeling gestemd, tenzij de ledenvergadering een schriftelijke stemming wenst. Over personen wordt steeds schriftelijk gestemd.
3.2.3. De verkiezing voor de leden van het Verenigingbestuur geschiedt schriftelijk door middel van gesloten en ongetekende briefjes. Bij schriftelijke stemming worden ‘stemopnemers’ aangewezen die het aantal uitgebrachte stemmen controleren. Blanco en ongeldige stemmen worden niet meegeteld en de uitslag wordt bekend gemaakt.Bij enkelvoudige kandidaatstelling kan worden volstaan met een mondelinge stemming. De kandidaat is gekozen bij het behalen van de gewone meerderheid der geldig uitgebrachte stemmen.
Voor het ontslaan van een bestuurslid is op de ledenvergadering een twee/derde meerderheid van de vergadering vereist.

4.0 Vergaderingen

De Vereniging kent een jaarvergadering; de Algemene Vergadering genoemd conform de statuten.
4.1 Het bestuur.
Het bestuur vergadert tenminste zesmaal per jaar. Zo spoedig mogelijk na elke bestuursvergadering zendt de secretaris aan de medebestuursleden de conceptnotulen toe.
4.2 De leden.
De leden vergaderen tenminste eenmaal per jaar.
Deze Algemene vergadering wordt tenminste 2 weken van tevoren geconvoceerd met vermelding van de agenda en bijbehorende jaarstukken.
4.3 Besluiten
In een algemene vergadering kunnen rechtsgeldige besluiten genomen worden indien tenminste de meerderheid der leden aanwezig is. Een ledenvergadering kan alleen besluiten nemen over punten van de agenda. Wijziging dan wel aanvulling van de agenda is toegestaan, nadat een daartoe strekkend voorstel wordt uitgebracht en bekrachtigd door tenminste 2/3 van het aantal geldig uit te brengen stemmen. Een dergelijke afwijking mag geen betrekking hebben op wijziging van de statuten of omtrent de ontbinding van de Heemkundekring Bergeijk.

5.0 Verbintenissen

Voor het aangaan van verbintenissen, waarbij de prestatie meer bedraagt dan of waardeerbaar is op een bedrag van € 200,00, behoort de penningmeester de machtiging van het voltallige bestuur te verkrijgen.
Voor uitgaven die meer dan € 700,-  bedragen is toestemming van de ledenvergadering nodig.

6.0 Contributie

- In de Algemene Vergadering wordt het contributiebedrag vastgesteld.

7.0 Royement

Overeenkomstig het bepaalde bij artikel 6 van de Statuten en bij het handelen in strijd met het Huishoudelijk Reglement van de Vereniging kan een lid worden geroyeerd.

8.0 Commissies en Studiegroepen.

Commissies worden gevormd door leden.
Studiegroepen kunnen ook toegankelijk zijn voor niet-leden.
8.1 Commissies
Het bestuur kan zich bij de uitoefening van zijn taak doen bijstaan door commissies. De taken en bevoegdheden van commissies worden door het bestuur zo nauwkeurig mogelijk omschreven. In de eerstvolgende ledenvergadering, na de instelling van een commissie, wordt hiervan mededeling gedaan alsook over het mandaat van de commissie.
8.1.1. Een commissie bestaat uit een voorzitter en leden. De voorzitter is lid van het verenigingbestuur. De commissieleden worden door het bestuur benoemd.
8.1.2. Tot het takenpakket van een commissie behoort:
- Het organiseren van de opgedragen activiteiten;
- Het indienen van een jaarlijkse begroting en werkplan;
- Na goedkeuring van begroting en werkplan de verantwoordelijk-heid over de uitvoering ervan;
- Het initiëren van ideeën en verbeteringen m.b.t. het werkplan.
8.2 Studiegroepen
De taken en bevoegdheden van studiegroepen worden door het bestuur zo nauwkeurig mogelijk omschreven, waarbij bij benadering een tijdpad en begroting wordt gegeven voor de werkzaamheden van een studiegroep.
8.2.1 Voor het contact met het verenigingbestuur zal er een studiegroepvoorzitter zijn, door het bestuur aangesteld, bij voorkeur een bestuurslid.
8.2.2. In de eerstvolgende ledenvergadering, na instelling van een studiegroep of studiegroepen, wordt hiervan mededeling gedaan, alsook over het mandaat.
8.2.3 De voorzitter van de studiegroep rapporteert 6-maandelijks aan het verenigingbestuur.
8.2.4. Het bestuur kan te allen tijde een studiegroep ontbinden.
8.2.5  Het resultaat van de werkzaamheden van een studiegroep komt de Vereniging toe. Deze heeft dan ook uitsluitend het recht tot openbaarmaking en vermenigvuldiging. Bij openbaarmaking worden de namen van de leden van de studiegroep in de publicatie vermeld, indien daartoe de wens bestaat.

9.0 Periodiek

Door en voor rekening van de Vereniging wordt een periodiek uitgegeven.
Ereleden, leden en begunstigers ontvangen het verenigingperiodiek.
- De redactie werkt als commissie, zie 8.1.1.
- Redactionele artikelen behoeven de goedkeuring van de redactie en plaatsing geschiedt onder verantwoordelijkheid van de redactie.
- Artikelen op naam worden geplaatst onder vermelding van de naam van de auteur. Foto’s idem dito. Indien de artikelen van een auteur in strijd zijn met de statuten, het huishoudelijk reglement of niet oorbaar worden geacht, kunnen deze worden geweigerd.
- De redactie zal er in het algemeen voor waken, dat de inhoud van het periodiek voldoet aan de doelstellingen van de Vereniging als omschreven in artikel 2 van de Statuten en voorts niet in strijd is met de Wet of met de zorgvuldigheid, die in het maatschappelijk verkeer betaamt ten aanzien van iemands persoon of goed.

10.0 Wijzigingen

10.1 Wijzigingen van het Huishoudelijk Reglement kunnen op voorstel van het bestuur in een ledenvergadering worden ingebracht.
10.2 Wijzigingen van het Huishoudelijk Reglement op voorstel van leden dienen te worden vergezeld van tenminste 10 handtekeningen en in het bezit te zijn van de secretaris van de Vereniging tenminste 10 dagen voor aanvang van een Algemene Vergadering.

11.0 Slotbepaling

In alle gevallen waarin het Huishoudelijk Reglement niet voorziet beslist het Verenigingsbestuur; hiervan wordt melding gemaakt aan de leden.

Vastgesteld in de ledenvergadering van 11 april 2006