Heden en Verleden

1.0 Bestuur
Het bestuur bestaat uit een voorzitter, secretaris, penningmeester en overige bestuursleden. Zij zullen daarbij handelen in het belang van de Vereniging. Dat betekent dat zij zullen handelen als bestuurder en niet als privépersoon, zowel intern (binnen de Vereniging) als extern (in relatie met derden). Het bestuur is zo samengesteld dat de leden daarvan onafhankelijk van elkaar kunnen functioneren als goede bestuurders en toezichthouders en adviseurs. Alle bestuursleden worden gekozen voor een 4-jaarlijkse periode door de leden.

1.1. De Voorzitter
De voorzitter zorgt voor de stipte naleving van de statuten, het huishoudelijk reglement en van alle gemaakte afspraken en bepalingen.
Taken:
• Hij leidt de bestuurs- en ledenvergaderingen. Andere bijeenkomsten in overleg met het bestuur.
• Hij stelt de agenda’s voor deze vergaderingen vast in overleg met de secretaris.
• Hij is verantwoordelijk voor de uitvoering van alle in de vergadering genomen besluiten.
• Hij tekent met de secretaris alle belangrijke stukken.
• Hij onderhoudt de contacten met de Stichting Brabants Heem, met andere verenigingen, met andere organisaties en met andere instellingen.

1.2. De secretaris
De secretaris is belast met het voeren van de administratie van de Vereniging voor zover deze niet is toebedeeld aan een ander lid van het bestuur.
Taken:
• Hij ontvangt alle inkomende stukken, en ziet toe dat de stukken die een antwoord vereisen, beantwoord worden.
• Hij beheert het archief en de inventaris van de Vereniging.
• Hij ondertekent — eventueel tezamen met de voorzitter — de uitgaande stukken.
• Hij maakt in overleg met de voorzitter de agenda voor de vergaderingen
• Hij maakt de notulen van de vergaderingen.
• Hij verzorgt het jaarverslag van de Vereniging.
• Hij verspreidt de oproep ter algemene ledenvergadering.

1.3. De penningmeester
De penningmeester is belast met de financiële administratie, het beheer der middelen, ontvangst van gelden en uitgaven van de Vereniging.
Taken:
• Hij beheert de bankrekening(en) van de Vereniging.
• Hij belegt — in overleg met het bestuur — de kasmiddelen.
• Hij is verantwoordelijk voor de ledenadministratie van de Vereniging, draagt zorg voor de actualisering van de ledenlijst ten behoeve van secretaris en bestuur.
• Hij draagt zorg voor de inning van de contributie, de donatiegelden en de sponsorgelden.
• Hij maakt de jaarlijkse rekening en verantwoording op, alsmede een begroting, en legt deze ter verantwoording voor aan het Verenigingsbestuur; zodanig, dat deze jaarlijkse rekening en verantwoording nog tijdig kan worden voorgelegd aan de Algemene Vergadering van de Vereniging.
• Hij maakt jaarlijks een voorstel inzake de contributie.
• Hij is gehouden de begroting te bewaken en het bestuur tenminste eenmaal per 6 maanden verslag te doen over de stand van zaken.

1.4. Overige bestuursleden
De overige bestuursleden voeren de taken uit die hun in onderling overleg worden opgedragen. Deze worden opgenomen in de notulen van de bestuursvergadering.

1.5. Besluiten, bezoldiging, rooster van aftreden van het bestuur en goed bestuur.
De hier genoemde punten zijn onderdelen van regels vastgelegd in de Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen (WBTR).

1.5.1. Besluiten in het bestuur worden genomen met gewone meerderheid van stemmen. Elk bestuurslid heeft slechts één stem.

1.5.2. De bestuursleden worden niet bezoldigd. Zij mogen hun in overleg met de penningmeester ten behoeve van de Vereniging gemaakte kosten in rekening brengen.

1.5.3. Het bestuur stelt ieder jaar een rooster van aftreden samen, rekening houdend met gewenste stabiliteit in het dagelijks bestuur;
Het actuele rooster wordt jaarlijks op de Algemene Vergadering aan de leden medegedeeld.
Bij het opstellen van het rooster zullen de volgende regels worden gevolgd:
• De aftredende bestuursleden zijn, indien zij zich daartoe bereid verklaren, herkiesbaar.
• Elk bestuurslid, dat in tussentijdse vacatures wordt gekozen, is aftredend op het tijdstip waarop het bestuurslid in wiens plaats het is gekozen, moest aftreden.
In tussentijdse vacatures wordt zo spoedig mogelijk voorzien en na invulling aan de eerst volgende Algemene Vergadering ter goedkeuring voorgelegd.

1.5.4. De bestuursleden zijn zich bewust van het grote belang van een behoorlijke taakvervulling om schade te voorkomen. Risico’s van handelen en of nalaten zullen in bestuursvergaderingen worden besproken en er zal onderling verantwoording worden afgelegd. Ook zullen geldstromen en financiën worden gecontroleerd en bewaakt.
Om de gevolgen van hoofdelijke aansprakelijkheid te beperken is een adequate bestuursaansprakelijkheidsverzekering afgesloten.

1.5.5. Niet het eigen belang van een bestuurder en/of zijn persoonlijke en zakelijke belangen staan voorop, maar het belang van de Vereniging. Indien op enig moment sprake is van een schijn van belangenverstrengeling dan wel van een situatie waarbij sprake zou kunnen zijn van overlappende belangen, wordt dit in de bestuursvergadering besproken en genotuleerd. Het bestuur besluit of er sprake is van een onwenselijke situatie en neemt daarover een besluit. De betreffende bestuurder neemt niet deel aan de beraadslagingen hierover en het daaropvolgende besluit.
Wanneer geen definitief bestuursbesluit kan worden genomen is het bestuur toch bevoegd hieromtrent te besluiten, maar dit besluit dient te worden onderworpen aan een goedkeuring van de Algemene Vergadering.

1.5.6. In geval van ontstentenis (bestuurde stopt) of belet (bestuurder kan voor langere tijd niet besturen) zal de continuïteit van de Vereniging geborgd worden door de overige bestuurders.
De Algemene Vergadering heeft het recht om ingeval van ontstentenis of belet van één of meerdere bestuurders, een persoon aan te wijzen die alsdan mede met het bestuur is belast.

1.5.7. Na beeindiging van de bestuursfunctie zorgt het zittend bestuur voor een goede overdracht en uitschrijving bij de Kamer van Koophandel. In de eerstvolgende Algemene Vergadering wordt door het bestuur voorgesteld het aftredend lid decharge te verlenen.

2.0. Leden, ereleden en begunstigers

2.1. Gewone leden.
Lid wordt eenieder, die zich bij een van de bestuursleden aanmeldt en als zodanig wordt geaccepteerd
Leden onderwerpen zich aan de Statuten en het Huishoudelijk Reglement en verbinden zich daarbij tot het betalen van de vastgestelde contributie.
De leden hebben rechten en verplichtingen, als elders in dit huishoudelijk reglement vermeld is; zoals stemrecht / recht op het periodiek e.d. en contributieverplichting. Ook hebben zij tijdens de openingsuren vrijelijk toegang tot de Heemkamer en inzage in het daar aanwezige materiaal.

2.1.1. Een lidmaatschap kan zijn a. persoonlijk, b. familiair
Indien het lidmaatschap familiair is hebben behalve het lid ook de gezinsleden, te weten zijn/haar partner en kinderen toegang tot voor de leden te houden tentoonstellingen/ inleidingen, lezingen en excursies.
De contributie kan voor een familiair lidmaatschap hoger zijn dan voor een persoonlijk lidmaatschap.

2.2. Ereleden.
De benoeming tot erelid geschiedt op voordracht van het bestuur door de ledenvergadering. Tenminste twee/derde der uitgebrachte geldige stemmen is hiertoe vereist.

2.3. Begunstigers
Begunstigers zijn die natuurlijke of rechtspersonen, die door het bestuur zijn toegelaten en die jegens de Vereniging verplichten om jaarlijks of incidenteel de Vereniging financieel te steunen.
Begunstigers hebben geen andere rechten en verplichtingen.

2.4. Leden register
Het bestuur houdt een register aan waarin de namen en adressen van alle leden zijn opgenomen. Ieder lid is verplicht aan het bestuur zijn adres alsmede de wijzigingen daarin schriftelijk op te geven. Indien tevens een elektronisch adres bekend wordt gemaakt met als doel opneming in het ledenregister, houdt deze bekendmaking tevens de instemming in om alle kennisgevingen en mededelingen alsmede oproepingen voor een vergadering langs elektronische weg toegezonden te krijgen.
In het register worden alleen die gegevens bijgehouden die voor het realiseren van het doel van de Vereniging noodzakelijk zijn. Het bestuur kan na een voorafgaand besluit van de algemene vergadering geregistreerde gegevens aan derden verstrekken, behalve van het lid dat tegen deze verstrekking bij het bestuur schriftelijk bezwaar heeft gemaakt. Het recht op bezwaar geldt niet voor de noodzakelijk door de Vereniging aan derden te verstrekken gegevens en gegevens die aan overheden/publiekrechtelijke instellingen dienen te worden verstrekt in verband met een wettelijke verplichting.
Het bestuur legt het ledenregister van de Vereniging ter inzage van de leden, voor zover het hun eigen gegevens betreft.

2.5. Beëindiging lidmaatschap
Beëindiging van het lidmaatschap is conform artikel 6 van de statuten.

2.6. Schorsing
Het bestuur is bevoegd conform artikel 6 van de statuten een lid te schorsen.
Schorsing van een lid geschiedt schriftelijk met opgave van redenen.
Een schorsing die niet binnen drie maanden wordt gevolgd door een besluit tot opzegging van het lidmaatschap of ontzetting uit het lidmaatschap, eindigt door het verloop van die termijn.
Tegen een besluit tot schorsing staat het lid binnen één maand na ontvangst van de kennisgeving beroep open op de algemene vergadering, welk beroep binnen twee maanden na het besluit tot schorsing moet zijn behandeld.
Een geschorst lid kan gedurende de termijn van schorsing geen van zijn/haar lidmaatschapsrechten uitoefenen; zijn/haar uit het lidmaatschap voortvloeiende verplichtingen blijven onverkort bestaan. Het geschorste lid heeft echter het recht zich in de algemene vergadering waarin het beroep wordt behandeld, te verdedigen.

3.0. Kandidaatstelling - stemrecht – verkiezingen

3.1. Kandidaatstelling bestuursleden.
De kandidaatstelling voor de leden van het Verenigingsbestuur kan plaatsvinden door het zittende Verenigingsbestuur en door de leden.

3.1.1. Kandidaatstelling door leden vindt plaats door middel van een door de voorsteller(s) ondertekende brief met de naam van de kandidaat en ondertekend door 5 leden.

3.1.2. De genoemde brief moet tenminste één uur voor de aanvang van de Algemene Vergadering, waarin de bestuursverkiezing plaats vindt, bij het vereniging secretariaat zijn ingekomen.

3.2. Stemrecht/verkiezingen.
3.2.1. Alle leden en ereleden hebben stemrecht. Voor familiair lidmaatschap geldt één stem.

3.2.2. Over zaken wordt steeds mondeling gestemd, tenzij de ledenvergadering een schriftelijke stemming wenst. Over personen wordt steeds schriftelijk gestemd, met uitzondering van het in punt 3.2.3 genoemde.

3.2.3. De verkiezing voor de leden van het Verenigingsbestuur geschiedt schriftelijk door middel van gesloten en ongetekende briefjes. Bij schriftelijke stemming worden ‘stemopnemers’ aangewezen die het aantal uitgebrachte stemmen controleren. Blanco en ongeldige stemmen worden niet meegeteld en de uitslag wordt bekend gemaakt. Bij enkelvoudige kandidaatstelling kan worden volstaan met een mondelinge stemming. De kandidaat is gekozen bij het behalen van de gewone meerderheid der geldig uitgebrachte stemmen.
Voor het ontslaan van een bestuurslid is op de ledenvergadering een twee/derde meerderheid van de vergadering vereist.

4.0. Vergaderingen

4.1. Het bestuur.
Het bestuur vergadert tenminste zesmaal per jaar. Zo spoedig mogelijk na elke bestuursvergadering zendt de secretaris aan de medebestuursleden de conceptnotulen toe.

4.2. De leden.
De leden vergaderen tenminste eenmaal per jaar. Conform de statuten ‘jaarvergadering’ genoemd.
Deze Algemene Vergadering wordt tenminste 2 weken van tevoren geconvoceerd met vermelding van de agenda en bijbehorende jaarstukken.

4.3. Besluiten
In een Algemene Vergadering kunnen rechtsgeldige besluiten genomen worden door de meerderheid van de aanwezigen. Een ledenvergadering kan alleen besluiten nemen over punten van de agenda. Wijziging dan wel aanvulling van de agenda is toegestaan, nadat een daartoe strekkend voorstel wordt uitgebracht en bekrachtigd door tenminste 2/3 van het aantal geldig uit te brengen stemmen. Een dergelijke afwijking mag geen betrekking hebben op wijziging van de statuten of omtrent de ontbinding van de Heemkundekring Bergeijk, hier gelden de regels conform de statuten.

5.0. Verbintenissen
Voor het aangaan van verbintenissen, waarbij de prestatie meer bedraagt dan of waardeerbaar is op een bedrag dat de uitkomst is van de formule [(aantal leden 1))*(contributie per lid 2))* 0,3], behoort de penningmeester de machtiging van het voltallige bestuur te verkrijgen.
Voor uitgaven die meer bedragen dan de uitkomst van de formule [(aantal leden 1))*(contributie per lid 2))* 0,6], is toestemming van de ledenvergadering nodig.
Voorstellen hiertoe worden vergezeld van tenminste twee offertes.

1) De stand van 1 januari van het jaar van de uitgave
2) De contributie van dat jaar

6.0 Contributie
In de ‘jaargadering’ wordt het contributiebedrag vastgesteld voor het lopende kalender jaar. Wanneer het lidmaatschap in de loop van een boekjaar eindigt, blijft de contributie voor het gehele jaar verschuldigd.
Nieuwe leden betalen in het kalender jaar dat zij lid worden geen contibutie.
Ere- en bestuursleden zijn ontheven van de verplichting tot het betalen van de contributie.

7.0 Royement
Overeenkomstig het bepaalde bij artikel 6 van de Statuten en bij het handelen in strijd met het Huishoudelijk Reglement van de Vereniging kan een lid worden geroyeerd.

8.0 Commissies/Werkgroepen en Studiegroepen.
Commissies/werkgroepen worden gevormd door leden.
Studiegroepen kunnen ook toegankelijk zijn voor niet-leden.

8.1 Commissies/werkgroepen
Het bestuur kan zich bij de uitoefening van zijn taak doen bijstaan door commissies. De taken en bevoegdheden van commissies/werkgroepen worden door het bestuur zo nauwkeurig mogelijk omschreven. In de eerstvolgende Algemene Vergadering, na de instelling van een commissie/werkgroep, wordt hiervan mededeling gedaan alsook over het mandaat van de commissie/werkgroep.

8.1.1. Een commissie/werkgroep bestaat uit een voorzitter en leden. De voorzitter is lid van het Verenigingsbestuur. De commissieleden/werkgroepleden worden door het bestuur benoemd.

8.1.2. Tot het takenpakket van een commissie/werkgroep behoort:
- Het organiseren van de opgedragen activiteiten;
- Het indienen van een jaarlijkse begroting en werkplan;
- Na goedkeuring van begroting en werkplan de verantwoordelijkheid over de uitvoering ervan;
- Het initiëren van ideeën en verbeteringen m.b.t. het werkplan.

8.1.3. Een uitzondering is de kascontrolecommissie. Deze bestaat uitsluitend uit leden.

8.2 Studiegroepen
De taken en bevoegdheden van studiegroepen worden door het bestuur zo nauwkeurig mogelijk omschreven, waarbij bij benadering een tijdpad en begroting wordt gegeven voor de werkzaamheden van een studiegroep.

8.2.1 Voor het contact met het Verenigingsbestuur zal er een studiegroep voorzitter zijn, door het bestuur aangesteld, bij voorkeur een bestuurslid.

8.2.2. In de eerstvolgende ledenvergadering, na instelling van een studiegroep of studiegroepen, wordt hiervan mededeling gedaan, alsook over het mandaat.

8.2.3 De voorzitter van de studiegroep rapporteert 6-maandelijks aan het Verenigingsbestuur.

8.2.4. Het bestuur kan te allen tijde een studiegroep ontbinden.

8.2.5 Het resultaat van de werkzaamheden van een studiegroep komt de Vereniging toe. Deze heeft dan ook uitsluitend het recht tot openbaarmaking en vermenigvuldiging. Bij openbaarmaking worden de namen van de leden van de studiegroep in de publicatie vermeld, indien zij daartoe mee instemmen.

9.0 Periodiek
Door en voor rekening van de Vereniging wordt een periodiek uitgegeven.
Ereleden, leden en begunstigers ontvangen het Verenigingsperiodiek gratis. Leden buiten de gemeente Bergeijk betalen een bijdrage in de porto kosten.
• De redactie werkt als commissie, zie 8.1.1.
• Redactionele artikelen behoeven de goedkeuring van de redactie en plaatsing geschiedt onder verantwoordelijkheid van de redactie.
• Artikelen op naam worden geplaatst onder vermelding van de naam van de auteur. Foto’s idem dito. Indien de artikelen van een auteur in strijd zijn met de statuten, het huishoudelijk reglement of niet oorbaar worden geacht, kunnen deze worden geweigerd.
• De redactie zal er in het algemeen voor waken, dat de inhoud van het periodiek voldoet aan de doelstellingen van de Vereniging als omschreven in artikel 2 van de Statuten en voorts niet in strijd is met de Wet of met de zorgvuldigheid, die in het maatschappelijk verkeer betaamt ten aanzien van iemands persoon of goed.

10.0 Wijzigingen
10.1 Wijzigingen van het Huishoudelijk Reglement kunnen op voorstel van het bestuur in een ledenvergadering worden ingebracht.
10.2 Wijzigingen van het Huishoudelijk Reglement op voorstel van leden dienen te worden vergezeld van tenminste 10 handtekeningen en in het bezit te zijn van de secretaris van de Vereniging tenminste 10 dagen voor aanvang van een Algemene Vergadering.

11.0 Slotbepaling
In alle gevallen waarin het Huishoudelijk Reglement niet voorziet beslist het Verenigingsbestuur; hiervan wordt melding gemaakt aan de leden.

 Vastgesteld in de ledenvergadering van 15 maart 2022